Conformité légale des fonctionnalités de Ouvretaferme

Préambule

Plusieurs fonctionnalités de Ouvretaferme sont concernées par des dispositions légales qui visent à sécuriser vos données et à permettre à l'administration fiscale de les contrôler. Cette page dit, pour chacune, ce que la loi demande et comment Ouvretaferme y répond. Elle vaut pour les structures dont le siège social est en France.

En cas de contrôle

L'administration fiscale peut vous demander de justifier de la conformité des logiciels que vous utilisez, et le fichier des écritures comptables au début d'une vérification de comptabilité. Ouvretaferme vous fournit les pièces suivantes.

Sécurisation des systèmes de caisse

Le 3° bis du I de l'article 286 du code général des impôts impose à une structure assujettie à la TVA qui enregistre dans un logiciel ou un système de caisse des opérations ne donnant pas lieu à facturation d'utiliser un logiciel satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données. Ces conditions sont attestées par un certificat ou par une attestation individuelle de l'éditeur. En sont dispensées les structures en franchise de TVA, celles placées sous le régime du remboursement forfaitaire agricole et celles qui ne réalisent que des opérations exonérées.

Les fonctionnalités de caisse de Ouvretaferme sont conformes à ces conditions. Vous pouvez télécharger l'attestation individuelle en cas de contrôle.

1. Chaque encaissement est chaîné au précédent

   Chaque donnée d'encaissement porte une signature calculée sur elle-même et sur la signature de la donnée qui la précède. Une donnée modifiée après coup ne correspond plus à sa signature.

2. Une vente signée ne peut pas être supprimée

   Une vente à un particulier est signée dès qu'elle est payée, facturée ou clôturée, et ne peut plus être supprimée ensuite.

3. La chaîne des signatures se contrôle

   Ouvretaferme peut contrôler la chaîne des signatures, et le retrait d'une donnée y est repéré.

4. Une archive est signée à sa création

   Ouvretaferme signe la période et l'empreinte de chaque archive à sa création, en chaînant la signature à celle des archives précédentes. La signature est contrôlée à chaque téléchargement, et une archive modifiée depuis sa création est signalée.

5. Une notice est livrée avec chaque archive

   Chaque archive se télécharge dans un zip qui contient le fichier CSV et une notice. La notice décrit ses colonnes et donne l'empreinte du fichier, avec la commande qui la recalcule.

Notice d'utilisation des fichiers d'archivage

Archive des cahiers de caisse

Elle contient, au format CSV, les opérations validées des cahiers de caisse datées de la période, une par ligne.

Archive des ventes

Elle contient, au format CSV, les ventes aux clients particuliers sécurisées pendant la période, en trois tableaux reliés par la référence de la vente ou de sa facture.

• les transactions, avec leur numéro de facture, leurs montants et leur état
• les paiements reçus pour ces ventes, avec leur moyen et leur date
• les articles vendus, avec leur libellé, leur quantité et leur prix

Vérifier une archive

La notice jointe à l'archive donne l'empreinte SHA-256 du fichier. Elle se recalcule par la commande « shasum -a 256 <fichier> » sur macOS et Linux, ou « certutil -hashfile <fichier> SHA256 » sous Windows. Une empreinte différente signifie que le fichier a été modifié.

Sources

• Article 286 du code général des impôts, remplacé par l'article L. 216-40 du code des impositions sur les biens et services le 1er janvier 2027
• BOI-TVA-DECLA-30-10-30, sécurisation des systèmes de caisse
• BOI-LETTRE-000242, modèle d'attestation individuelle

Tenue d'une comptabilité informatisée

Lorsque la comptabilité est tenue au moyen d'un logiciel, l'article L. 47 A du livre des procédures fiscales impose de remettre à l'administration, au début d'une vérification de comptabilité, une copie des fichiers des écritures comptables, le FEC. Son format est fixé par l'article A. 47 A-1 du même livre.

Le FEC d'un exercice clôturé, produit par Ouvretaferme, est conforme au format fixé par l'administration. Vous pouvez télécharger l'attestation de conformité FEC en cas de contrôle.

1. Le FEC de chaque exercice

   Ouvretaferme produit le FEC de chaque exercice tenu en comptabilité complète. Tant que l'exercice n'est pas clôturé, le FEC est provisoire. Ouvretaferme ne produit pas de FEC pour un exercice tenu au livre des recettes.

2. Un format contrôlé

   Les tests du logiciel contrôlent le FEC d'un exercice clôturé selon les règles de format de l'administration.

Sources

• Article L. 47 A du livre des procédures fiscales
• Article A. 47 A-1 du livre des procédures fiscales

Déclarations de TVA

Ouvretaferme prépare vos déclarations de TVA à partir des écritures de votre comptabilité.

1. Une écriture déclarée ne compte qu'une fois

   Une écriture prise par une déclaration de TVA n'est reprise par aucune autre, et ne se modifie plus.

Sources

• BOI-TVA-DECLA-20-20-20-10, forme des déclarations