Le piège classique : confondre encaissement net et chiffre d'affaires

Regardez votre relevé bancaire après une journée de marché réglée par carte : vous ne voyez pas apparaître 100 euros, mais 98,50. Le réflexe le plus courant consiste à enregistrer cette ligne telle quelle, comme si la vente s'élevait à 98,50 euros.

Confondre les deux a trois conséquences :

• Votre chiffre d'affaires apparaît plus bas qu'il ne l'est réellement.
• Vos frais bancaires deviennent invisibles, alors qu'ils pèsent parfois plus lourd qu'on ne le pense sur une saison entière.
• Et si vous calculez votre TVA collectée sur le montant net plutôt que sur le prix réellement facturé au client, votre déclaration est incorrecte.

Le principe : ne jamais diminuer son CA des commissions

La règle est simple à énoncer, moins facile à appliquer sans méthode : le montant total de la vente doit toujours être reconstitué avant déduction de la commission. Lorsque la vente est soumise à la TVA, le chiffre d'affaires correspond au montant hors taxe, la TVA collectée étant comptabilisée séparément ; ce qui ne doit jamais diminuer à cause de la commission, c'est ce montant total, pas ce qui vous reste une fois les frais prélevés.

Cette commission est une charge d'exploitation comme une autre. Elle se comptabilise séparément, elle ne se soustrait jamais du produit de la vente. Si un client vous paie 100 euros en espèces, vous inscrivez 100 euros de vente. Le fait que ce même client passe par une carte bancaire au lieu d'un billet ne change rien au montant de la vente. Ce qui change, c'est qu'un intermédiaire prélève ensuite sa part au passage.

Mettre en place un compte transitoire dédié (compte 511)

Pour appliquer ce principe sans vous perdre, la solution consiste à passer par un compte transitoire : le compte 511, dédié aux valeurs à l'encaissement

En comptabilité d'engagement, le produit reste rattaché à la date de la vente, quelle que soit la date à laquelle le prestataire vire le solde net sur votre compte, souvent décalée de plusieurs jours. Comme ce virement regroupe fréquemment plusieurs ventes réalisées sur une période donnée, le compte transitoire 5117 sert justement à reconstituer ce détail : il retient chaque vente à sa date, en attendant le virement qui les regroupe.

En comptabilité de trésorerie, en théorie vous n'avez pas besoin de ce compte : l'encaissement n'est reconnu qu'au moment où l'argent arrive réellement en banque, et vous ventilez alors directement le virement entre la vente, la TVA et la commission, à cette date. En pratique, utiliser le cahier de caisse fourni par Ouvretaferme allègera votre charge mentale quant à la gestion de vos ventes et commissions bancaires.

Sur Ouvretaferme, chaque vente est importée individuellement sauf dans le cas de point de vente, marchés.

Dans ce cas, la loi autorise d'enregistrer une vente récapituative en fin de marché, c'est ce qui est fait sur Ouvretaferme. En revanche, s'il y a des ventes individuelles dont le montant est supérieur à 76€ TTC, Ouvretaferme l'indiquera dans le cahier de caisse. En effet, la loi impose d'être en mesure de justifier et de reconstituer le détail des ventes. Vous trouverez plus de détails à ce sujet dans cet article.

Enregistrer les commissions en compte 627 – Comptabilité d’engagement

La commission ne doit être comptabilisée qu'une seule fois, au débit du compte 6278 (autres frais et commissions sur prestations de services bancaires), ou sur le compte racine 627.

Enregistrer les virements vers le compte bancaire 512

Quand le virement arrive sur votre compte bancaire, la façon de l'enregistrer dépend de votre régime comptable. En engagement, vous débitez le compte 512 du montant reçu, et vous créditez le compte 5117 du montant total, pour solder ce qui a déjà été comptabilisé à la vente et lors de la comptabilisation des frais. En trésorerie, vous n'êtes pas obligés de passer par le 5117 : vous ventilez directement le virement entre la vente, la TVA et la commission.

Si en fin d'année il vous reste un écart dans le solde du compte 5117, cela peut venir d'une commission ou d'un arrondi, mais aussi d'un remboursement, d'un litige, d'une rétrofacturation, d'une retenue, d'une réserve ou d'un décalage de période : rapprochez-vous du relevé détaillé du prestataire ou dans votre cahier de caisse plutôt que d'ajuster à l'aveugle. Le cahier de caisse ne peut être clôturé sur Ouvretaferme sans que toutes les transactions n'aient été traitées : il ne doit pas y avoir d'écart en fin d'exercice.

Et la TVA dans tout ça ?

Plusieurs TVA cohabitent dans ce mécanisme.

D'une part, la TVA collectée porte sur la totalité du prix de vente, avant déduction de la commission, calculée sur le montant hors taxe, comme habituellement pour toutes vos ventes

D'autre part, sur la commission, la TVA peut être facturée directement par le prestataire ou due par autoliquidation ou exonérée ; dans tous les cas, elle n'est déductible en compte 44566 que dans la mesure où vous disposez d'un droit à déduction pour cette activité.

Cette rigueur demande deux écritures au lieu d'une. Elle vous évite en retour un chiffre d'affaires sous-évalué, des frais bancaires invisibles, et une déclaration de TVA calculée sur la mauvaise base.