La comptabilité d'engagementBêta
Les comptes de vos clients et de vos fournisseurs, et leur lettrage
En comptabilité d'engagement, une facture ou une vente entre dans votre livre-journal à sa date, avec la créance sur le client au compte 411, et un achat à la date de sa facture, avec la dette envers le fournisseur au compte 401. Le règlement vient ensuite solder cette créance ou cette dette, dans une seconde pièce. Le type de comptabilité se choisit à la création de chaque exercice, comme le décrit Trésorerie ou engagement.
Les écritures elles-mêmes sont décrites avec l'import des ventes et des achats, et avec la TVA. Cette page décrit ce que l'engagement ajoute pour les suivre, un compte par client et par fournisseur, l'écran des comptes de tiers et le lettrage.
Un compte pour chaque client et chaque fournisseur
Sans autre réglage, toutes les créances sont enregistrées au compte collectif 411 et toutes les dettes au compte collectif 401. Pour donner à un tiers son propre compte, ouvrez sa fiche, modifiez-la, et renseignez son Compte fournisseur, son Compte client, ou les deux s'il est à la fois l'un et l'autre.
Le numéro se compose de 5 chiffres ou lettres après le préfixe, par exemple 411MUSET, et n'est attribué qu'à un seul tiers. Il ne se renseigne qu'avec un exercice ouvert tenu à l'engagement.
À l'import, la facture et ses règlements sont alors enregistrés sur ce compte, à la place du compte collectif.
L'écran des comptes de tiers
Dans le menu Balances, la page Les comptes de tiers montre ce que chaque client vous doit et ce que vous devez à chaque fournisseur, avec un onglet pour chacun.
Soldes donne, pour chaque tiers, le total de ses écritures au débit et au crédit et son solde.
Ancienneté répartit ce qui reste dû selon son ancienneté, du non échu à plus de 90 jours. L'ancienneté se compte depuis l'échéance de la facture, et depuis la date de l'écriture quand la facture ne précise pas de date d'échéance.
La recherche filtre par tiers et arrête la situation à une fin de mois. Le bouton PDF enregistre l'écran tel qu'il est affiché. Dans le menu Grand livre, le grand livre des clients et celui des fournisseurs détaillent les écritures de tous les tiers.
Le compte d'un tiers
Un clic sur un tiers ouvre son compte, écriture par écriture. Seules les écritures encore ouvertes sont affichées, et la recherche propose d'Afficher les écritures lettrées pour retrouver aussi celles qui sont soldées.
Le lettrage
Lettrer, c'est réunir sous une même lettre les écritures d'un tiers qui se soldent entre elles, une facture et ses règlements. Une écriture lettrée en majuscules est réglée.
À l'import
Ouvretaferme lettre de lui-même quand il importe un règlement : la facture et ses règlements, sur le même compte et pour le même tiers, reçoivent une lettre en majuscules dès que leur total est nul, AA puis AB, et ainsi de suite dans l'exercice. La date du lettrage est celle de la dernière écriture lettrée, le jour où la facture a été soldée.
Un règlement qui ne couvre qu'une partie de la facture la lettre partiellement : la lettre s'écrit en minuscules, comme ab dans le compte de l'Épicerie La Musette, et passe en majuscules le jour où un dernier règlement solde la facture. Un règlement qui dépasse la facture lettre ce qu'elle doit, et le trop-perçu reste ouvert, sans lettre.
À la main
Une facture et un règlement que l'import n'a pas rapprochés se lettrent depuis le compte du tiers : cochez les écritures, la barre du bas affiche l'écart entre leurs débits et leurs crédits. À zéro, le bouton Lettrer leur donne une lettre en majuscules. Sinon, Lettrer partiellement leur donne une lettre en minuscules.
Le menu d'une lettre propose de Délettrer cette écriture. Une lettre disparaît aussi d'elle-même quand l'une de ses écritures est supprimée ou modifiée, puisque le solde qu'elle constatait n'existe plus.
Le lettrage à une date
Le grand livre arrêté à une date montre chaque écriture telle qu'elle était ce jour-là. Une lettre posée après cette date est suivie d'une étoile, parce que l'écriture était encore due à la date choisie et qu'elle a été réglée depuis. La recherche du grand livre filtre aussi les écritures lettrées, non lettrées ou partiellement lettrées.
La clôture et l'ouverture
À la clôture, Ouvretaferme propose les ventes livrées avant la fin de l'exercice et facturées après, et les achats dont la facture électronique est arrivée après, pour les rattacher à l'exercice qui se termine. Ces écritures sont décrites pour les ventes et pour les achats.
À l'ouverture de l'exercice suivant, les comptes de tiers ne sont pas reportés en un solde par compte, mais écriture par écriture. Chaque facture encore due arrive dans le nouvel exercice avec son tiers, sa pièce et sa date. Son règlement la lettre ensuite comme une facture de l'exercice, et le grand livre de l'exercice clos montre la lettre posée dans le suivant, avec son étoile.