Les statuts des factures électroniques

Les factures électroniques suivent un cycle de vie en passant par différents statuts. Certains statuts sont obligatoires et d'autres recommandés et utiles pour suivre l'avancement de la facture.

Les statuts obligatoires

Déposée : La facture a été envoyée sur la Plateforme Agréée
Rejetée : La facture a été rejetée car elle ne respecte pas les obligations de la facturation électronique, ou pour une raison technique
Refusée : La facture a été refusée par le destinataire car elle comporte une erreur (prix, quantité, TVA...)
Encaissée : La facture a été réglée

Les statuts recommandés

Prise en charge : Le client indique que la facture va être traitée
Approuvée / Approuvée partiellement : Le client approuve totalement / partiellement la facture
En litige : Le client indique qu'il y a un litige sur la facture
Annulée : Le client annule la facture
Suspendue : Le client suspend la facture
Paiement transmis : Le client a envoyé le règlement

Les étapes des états d'une facture électronique

Les statuts ne sont pas tous séquentiels : l'émetteur de la facture peut par exemple indiquer l'encaissement à tout moment, sauf si la facture a été refusée ou rejetée par le client. Il n'a pas besoin d'attendre que le client ait indiqué que le paiement a été transmis pour le faire.

De même, le client n'est pas obligé de passer par les étapes Mise à disposition ou Prise en charge et peut passer directement à l'étape d'approbation, voire transmission du paiement, ou encore même effectuer le règlement sans jamais modifier le statut de la facture. En revanche, l'émetteur de la facture a l'obligation d'indiquer que la facture a bien été encaissée.

Un statut final est un statut duquel la facture ne sortira jamais. Si des modifications sont nécessaires, une nouvelle facture ou un nouvel avoir doivent être créés.