Importer les ventes

Générer automatiquement les écritures comptables

Pré-requis : Avoir préparé les données de vos factures

Pour accéder au récapitulatif des factures avec rapprochement bancaire et des opérations de caisse à importer dans le livre journal, cliquez dans le menu Importer les ventes : un récapitulatif de toutes les données à importer, mois par mois, de l'exercice comptable, sera présenté.

Seules les opérations de caisse dont les données sont préparées et les factures avec un rapprochement bancaire dont les données sont préparées sont éligibles à l'import dans le livre journal.

Lire l'écran d'import

Une frise donne l'avancement de l'exercice mois par mois : un mois sans rien à importer reste gris, un mois qui attend des opérations porte leur nombre. Sous la frise, une carte par mois détaille ce qu'il y a à importer, source par source (chaque cahier de caisse, les factures, les ventes). Un clic sur une source ouvre le détail et le bouton d'import.

Les mois sans rien à importer sont regroupés en bas de page, pour ne pas encombrer la vue.

En important les factures avec rapprochement bancaire, les écritures suivantes sont automatiquement créées :

• Classe 7 pour tous vos numéros de comptes de produits ou pour la livraison, avec autant d'écritures que de comptes différents
• Numéro de compte de TVA 44571, avec autant d'écritures que de numéros de comptes et taux de TVA différents.
  Note : il n'y a pas de ligne d'écriture de TVA si vous avez indiqué ne pas être redevable de la TVA dans les paramètres de votre exercice comptable. Les écritures citées juste au-dessus seront intégrées TTC.
• Bonus ! Classe 512 pour le montant total TTC

Le document comptable enregistré sera le numéro de facture.

En important les opérations de caisse dans la comptabilité, les écritures dépendront de la configuration du cahier de caisse ainsi que de chaque opération.

Les ventes en comptabilité d'engagement

Les écritures décrites ci-dessus sont celles d'une comptabilité de trésorerie, où une vente entre dans votre livre-journal à la date de son règlement. En comptabilité d'engagement, elle y entre à sa date, et son règlement vient ensuite solder la créance sur le client, ce qui fait deux pièces au lieu d'une.

• À l'import de la facture, à sa date : le compte 411 du client au débit pour le montant TTC, vos comptes de produits et la TVA au crédit. La banque n'y figure pas.
• À l'import du règlement, une fois la facture rapprochée d'une opération bancaire, enregistrée dans un cahier de caisse ou payée par une cagnotte : le compte 512, celui du cahier ou celui de la cagnotte au débit, le compte 411 au crédit, à la date du règlement. Un règlement partiel ne solde que sa part.

Une vente sans facture entre de la même façon, à sa date de livraison, une fois son mois terminé : jusque-là, elle peut encore être facturée. Son règlement l'attend et entre avec elle.

Quand les règlements couvrent le document, ses écritures sont lettrées ensemble. L'écran Les comptes de tiers, dans les balances, montre ce que chaque client doit encore et depuis combien de temps.

Si votre TVA est exigible sur les encaissements, elle reste au compte 44588 jusqu'au règlement, comme le décrit La TVA en comptabilité à l'engagement.

À la clôture

Une vente livrée avant la fin de l'exercice et facturée après appartient à l'exercice qui se termine, en facture à établir. La clôture vous la propose, sous le titre Constater vos factures non parvenues et vos factures à établir, avec les ventes livrées avant la fin de l'exercice et encaissées au cahier de caisse après.

Chaque ligne porte une case à cocher, et une facture à établir qui n'est venue par aucun de ces chemins se saisit à la main. Le bouton Passer les écritures les enregistre au dernier jour de l'exercice, dans le journal EXT, Opérations diverses extournables, créé au premier enregistrement : le compte 4181 au débit pour le montant TTC, vos comptes de produits au crédit, et la TVA au compte 44587.

Ce journal est coché par défaut à l'ouverture de l'exercice suivant, parmi ceux dont les écritures sont contrepassées. La facture définitive entre ensuite dans le nouvel exercice à sa date, sans que le produit soit compté deux fois. Ces écritures ne se modifient ni ne se suppriment depuis le livre journal : pour les corriger, revenez à la clôture et cliquez sur Reprendre les écritures.

À l'inverse, une vente facturée dans l'exercice et livrée après son dernier jour appartient à l'exercice suivant, en produit constaté d'avance. La clôture vous la propose avec les charges constatées d'avance, comme le décrit Les charges et produits constatés d'avance.

Les factures déjà émises et non réglées au dernier jour de l'exercice restent, elles, au compte 411. L'ouverture les reporte une par une, avec leur client, leur numéro de pièce et sa date, pour que leur règlement de l'exercice suivant se lettre avec elles. La clôture signale aussi les tiers dont une somme reste due depuis plus de 90 jours, à provisionner ou à passer en perte.

L'article Clôturer le cycle clients et ventes décrit ces écritures de clôture plus en détail.

Les règlements sans trace

Une vente peut avoir été livrée sans que son règlement n'arrive jamais dans votre livre journal : parce qu'aucun règlement n'a été saisi, ou parce que celui qui l'a été n'apparaît ni dans un cahier de caisse ni sur un relevé bancaire importé. Ces ventes ne sont visibles nulle part dans l'écran d'import, puisqu'elles n'ont aucun chemin vers la comptabilité.

Les mois échus qui en comportent affichent une ligne règlements à traiter avec leur montant. Elle ouvre un écran qui les liste une par une.

Pour chacune, Ouvretaferme propose le geste qui manque, selon le mode de règlement enregistré :

• saisir l'opération dans le cahier de caisse correspondant,
• retrouver le règlement en banque, parmi les opérations bancaires du même montant à trente jours près,
• vérifier le règlement sur la vente ou la facture elle-même.

Vous pouvez aussi ignorer une ligne, une par une ou toutes celles du mois : la vente ne vous sera plus proposée. C'est le geste à employer quand elle a été traitée autrement en comptabilité. Attention, une ligne ignorée ne se retrouve pas depuis l'écran.

Le mois en cours n'est jamais concerné : il est normal qu'un règlement n'y soit pas encore arrivé.

Les achats

La façon dont un achat entre dans votre livre-journal dépend du type de comptabilité choisi à la création de l'exercice : trésorerie ou engagement.

Si vous tenez un livre des recettes et un registre des achats, l'achat est enregistré au compte 60 avec sa TVA, sans compte de fournisseur ni de banque.

En comptabilité de trésorerie

Un achat entre dans votre livre-journal à la date de son paiement, en une seule pièce : vos comptes de charge ou d'immobilisation et la TVA au débit, le compte 512 au crédit.

• Une facture électronique reçue s'importe depuis le menu Importer les achats, une fois rapprochée d'une opération bancaire.
• Un achat sans facture électronique s'enregistre depuis l'opération bancaire.

Si vous n'êtes pas redevable de la TVA, la charge est enregistrée TTC, sans écriture de TVA.

À la clôture, un achat livré et pas encore payé reste à constater vous-même : Ouvretaferme ne l'écrit pas à votre place. L'article Clôturer le cycle fournisseurs et charges décrit ces écritures.

En comptabilité d'engagement

Un achat entre dans votre livre-journal à la date de sa facture, avec la dette envers le fournisseur. Son règlement vient ensuite solder cette dette. Ouvretaferme le fait pour les factures électroniques que vous recevez. Les autres achats continuent d'entrer par l'opération bancaire.

Le compte de chaque fournisseur et son lettrage sont décrits dans La comptabilité d'engagement.

Les factures électroniques reçues

Le menu Importer les achats compte ensemble les factures reçues et leurs règlements, et crée une pièce pour chacun :

• À l'import de la facture, à sa date : vos comptes de charge ou d'immobilisation et la TVA au débit, le compte 401 du fournisseur au crédit pour le montant TTC. La banque n'y figure pas.
• À l'import du règlement, une fois la facture rapprochée d'une opération bancaire : le compte 401 au débit et le compte 512 au crédit, à la date de l'opération bancaire. Un règlement partiel ne solde que sa part.

Les lignes de la facture qui portent un compte d'immobilisation utilisent le compte 404, fournisseurs d'immobilisations, à la place du compte 401. Une facture qui mêle des immobilisations et des charges est donc partagée entre les deux comptes, chacun pour le montant TTC de ses lignes, et chaque règlement solde sa part de l'un et de l'autre.

Quand les règlements couvrent la facture, ses écritures sont lettrées ensemble, compte par compte. L'écran Comptes de tiers, dans les balances, montre ce qui reste dû à chaque fournisseur.

Un avoir reçu entre de la même façon, en sens inverse. S'il a été déduit d'un virement, ajoutez-le au rapprochement de la facture dans le groupe Avoirs à déduire : le virement solde alors la facture et l'avoir.

La TVA de ces factures est déductible quand elle est exigible chez votre fournisseur, comme décrit dans La TVA de vos factures électroniques d'achat. Si vous n'êtes pas redevable de la TVA, la charge est enregistrée TTC, sans écriture de TVA.

Les achats sans facture électronique

Un achat sans facture électronique s'enregistre comme en comptabilité de trésorerie : depuis l'opération bancaire, la charge et sa TVA contre le compte 512, à la date du paiement.

Vous pouvez aussi saisir la facture au livre-journal à sa date, contre le compte 401 du fournisseur. Quand le paiement apparaît sur votre relevé, affectez l'opération bancaire au compte 401 du même tiers, puis lettrez les deux écritures depuis Comptes de tiers.

À la clôture

Un achat reçu avant la fin de l'exercice et facturé après appartient à l'exercice qui se termine, en facture non parvenue. La clôture vous propose les factures électroniques reçues après le dernier jour de l'exercice dont la période de service commence avant, sous le titre Constater vos factures non parvenues et vos factures à établir. Une période à cheval sur deux exercices est ramenée à la part de jours qui revient à l'exercice qui se termine.

Un achat qui n'est venu par aucune facture électronique n'est connu de personne à cette date : saisissez-le sur la même liste, avec son fournisseur, son libellé, son compte et ses montants.

Les écritures sont enregistrées comme celles des ventes, au dernier jour de l'exercice et dans le même journal extournable : vos comptes de charge au débit, la TVA au compte 44586 au débit, et le compte 408 au crédit pour le montant TTC.

Les factures déjà reçues et non réglées au dernier jour de l'exercice restent aux comptes 401 et 404, que l'ouverture reporte une par une, avec leur fournisseur et leur pièce.

L'article Clôturer le cycle fournisseurs et charges décrit ces écritures plus en détail.

Les charges et produits constatés d'avance

Une charge constatée d'avance est la part d'une facture de l'exercice qui couvre l'exercice suivant, comme une assurance payée pour douze mois ou des semences de la saison prochaine. Un produit constaté d'avance est une vente facturée et pas encore livrée. Les deux sortent du résultat de l'exercice qui se termine et y reviennent à l'ouverture du suivant.

La clôture vous les propose sous le titre Reporter vos charges et produits constatés d'avance, en deux familles :

• les charges constatées d'avance viennent des factures électroniques reçues datées de l'exercice dont la période de service se termine après son dernier jour. Seule la part des jours qui suivent la clôture est reportée, compte de charge par compte de charge ;
• les produits constatés d'avance viennent des ventes facturées dans l'exercice et livrées après son dernier jour, pour leur montant hors taxes entier.

Un report de la clôture précédente dont la période dépasse encore le dernier jour de l'exercice revient dans sa famille pour la part des jours qui restent, avec la mention de la clôture dont il vient.

Chaque ligne porte une case à cocher. Ce qui n'est venu par aucun de ces chemins s'ajoute avec Ajouter une charge constatée d'avance ou Ajouter un produit constaté d'avance : choisissez l'écriture de l'exercice et saisissez sa période, dont le début se pose à la date de l'écriture. La part reportée se calcule au prorata des jours qui suivent la clôture. Vous pouvez la corriger, sans dépasser le montant hors taxes de l'écriture.

Le bouton Passer les écritures les enregistre hors taxes au dernier jour de l'exercice, dans le même journal extournable que les factures à établir, une écriture par ligne : le compte 486 au débit et le compte de charge au crédit pour une charge, le compte de produit au débit et le compte 487 au crédit pour un produit. La TVA n'y figure pas, elle reste attachée à la facture.

L'ouverture de l'exercice suivant contrepasse ces écritures à son premier jour : la charge ou le produit y retombe. Comme les factures non parvenues et les factures à établir, elles se corrigent depuis la clôture avec Reprendre les écritures, et non depuis le livre journal. De même, une écriture dont une part est reportée ne se supprime du livre journal qu'une fois son report retiré de la clôture.