Importer les ventes

Générer automatiquement les écritures comptables

Pré-requis : Avoir préparé les données de vos factures

Pour accéder au récapitulatif des factures avec rapprochement bancaire et des opérations de caisse à importer dans le livre journal, cliquez dans le menu Importer les ventes : un récapitulatif de toutes les données à importer, mois par mois, de l'exercice comptable, sera présenté.

Seules les opérations de caisse dont les données sont préparées et les factures avec un rapprochement bancaire dont les données sont préparées sont éligibles à l'import dans le livre journal.

Lire l'écran d'import

Une frise donne l'avancement de l'exercice mois par mois : un mois sans rien à importer reste gris, un mois qui attend des opérations porte leur nombre. Sous la frise, une carte par mois détaille ce qu'il y a à importer, source par source (chaque cahier de caisse, les factures, les ventes). Un clic sur une source ouvre le détail et le bouton d'import.

Les mois sans rien à importer sont regroupés en bas de page, pour ne pas encombrer la vue.

En important les factures avec rapprochement bancaire, les écritures suivantes sont automatiquement créées :

• Classe 7 pour tous vos numéros de comptes de produits ou pour la livraison, avec autant d'écritures que de comptes différents
• Numéro de compte de TVA 44571, avec autant d'écritures que de numéros de comptes et taux de TVA différents.
  Note : il n'y a pas de ligne d'écriture de TVA si vous avez indiqué ne pas être redevable de la TVA dans les paramètres de votre exercice comptable. Les écritures citées juste au-dessus seront intégrées TTC.
• Bonus ! Classe 512 pour le montant total TTC

Le document comptable enregistré sera le numéro de facture.

En important les opérations de caisse dans la comptabilité, les écritures dépendront de la configuration du cahier de caisse ainsi que de chaque opération.

Les règlements sans trace

Une vente peut avoir été livrée sans que son règlement n'arrive jamais dans votre livre journal : parce qu'aucun règlement n'a été saisi, ou parce que celui qui l'a été n'apparaît ni dans un cahier de caisse ni sur un relevé bancaire importé. Ces ventes ne sont visibles nulle part dans l'écran d'import, puisqu'elles n'ont aucun chemin vers la comptabilité.

Les mois échus qui en comportent affichent une ligne règlements à traiter avec leur montant. Elle ouvre un écran qui les liste une par une.

Pour chacune, Ouvretaferme propose le geste qui manque, selon le mode de règlement enregistré :

• saisir l'opération dans le cahier de caisse correspondant,
• retrouver le règlement en banque, parmi les opérations bancaires du même montant à trente jours près,
• vérifier le règlement sur la vente ou la facture elle-même.

Vous pouvez aussi ignorer une ligne, une par une ou toutes celles du mois : la vente ne vous sera plus proposée. C'est le geste à employer quand elle a été traitée autrement en comptabilité. Attention, une ligne ignorée ne se retrouve pas depuis l'écran.

Le mois en cours n'est jamais concerné : il est normal qu'un règlement n'y soit pas encore arrivé.