La facturation

Créer une facture pour un client

Depuis la page des ventes

Vous pouvez créer une facture pour chaque vente à l'état LIVRÉ directement depuis la page des ventes. Pour cela il suffit de cliquer sur le bouton FA :

Depuis la page des factures

Vous pouvez créez votre facture avec le bouton de création

Vous saisissez le nom de votre client à l'étape suivante. La liste des ventes éligibles à la facturation vous sera alors proposée.

Créer les factures pour un mois de vente

Depuis la page des factures, le logiciel vous propose de générer toutes vos factures pour un mois donné. Cette fonctionnalité peut vous être utile notamment si vous faites le choix de facturer vos ventes mensuellement.

Créer une facture d'avoir

Lorsque vous générez une facture à partir d'une ou plusieurs ventes, et que le montant de la facture est négatif, une facture d'avoir est automatiquement générée sans intervention de votre part.

Si vous souhaitez faire un avoir pour un client, il vous suffit donc de créer une vente avec un montant négatif, par exemple en indiquant une quantité négative pour un produit si vous souhaitez effectuer un remboursement suite à un retour client.

Paramétrer une facture avant sa création

Avant de générer votre facture, vous devez vérifier et modifier si besoin :

1. La date de facturation (en sachant que vous ne pouvez pas facture antérieurement à une facture déjà émise)
2. La date d'échéance
3. Les entêtes et pieds de page en activant l'option Personnaliser avant de générer

Si vous n'êtes pas certain du caractère définitif de cette facture, vous pouvez la laissez en brouillon. Elle restera modifiable et pourra toujours être supprimé. Si vous la générez immédiatement, elle se verra attribuer un numéro de facture et deviendra inaltérable.

Gestion des factures émises

Pour chaque facture émise, vous pouvez renseigner un ou plusieurs moyens de paiement. Si vous avez activé le module de GESTION, vous pouvez également télécharger vos relevés bancaires pour que Ouvretaferme marque automatiquement les factures réglées par virement comme payée !

Vous pouvez à tout instant contrôler les factures émises qui n'ont pas été réglées avant la date d'échéance. Le logiciel vous permet également d'envoyer un e-mail de relance pour ces factures.

Configuration de la facturation

Il existe de multiples possibilités de personnalisation pour vos factures :

• Modifier la numérotation
• Indiquer vos conditions de paiement
• Définir des entêtes et pieds de pages
• Personnaliser les e-mails envoyés aux clients
• Choisir une date d'échéance par défaut
• ...

Ce paramétrage s'effectue depuis la section PARAMÉTRAGE.

Questions / réponses

Dans quels cas puis-je créer une facture pour plusieurs ventes ?

Vous pouvez générez une facture avec plusieurs ventes sous réserve que les conditions cumulatives suivantes soient respectés :

1. Les ventes doivent avoir été réalisées le même mois
2. Les ventes doivent toutes être soumises au même régime de TVA
3. Les ventes ne doivent pas avoir été réglées, même partiellement

Ces contraintes permettent de respecter le cadre fixé par le législateur.

Puis-je générer une facture à partir d'une vente réalisée dans le logiciel de caisse ?

Non, ce n'est pas possible.

Par contre, vous pouvez utiliser l'option de Vente en paiement différé qui permet de sortir une vente du logiciel de caisse. La vente pourra ensuite être facturée normalement.

Est-il possible de supprimer une facture ?

Vous ne pouvez pas supprimer une facture numérotée. La loi interdit de supprimer une facture et les documents comptables doivent être tenus sans altération d’aucune sorte. L’administration fiscale a besoin de vérifier la bonne continuité de votre numérotation de facturation. Un trou dans la numérotation constitue une infraction fiscale.

Ce que vous pouvez faire :

• Laisser vos factures en brouillon le plus longtemps possible. Une facture en brouillon peut être supprimée car elle ne s'est pas vu attribuer de numéro.
• Générer une facture d'avoir pour corriger la facture originale qui pose problème.