La caisse enregistreuse

À quoi sert la caisse enregistreuse ?

La caisse enregistreuse virtuelle proposée par Ouvretaferme vous permet d'enregistrer les ventes que vous réalisez pendant vos marchés avec une tablette ou un téléphone. C'est une solution simple et efficace qui permet de gérer un grand nombre de clients par heure.

Il fonctionne de la manière suivante :

1. Vous créez une nouvelle vente depuis le menu Caisse enregistreuse
2. Vous choisissez la gamme de produits disponibles à la vente
3. Vous amenez une tablette ou votre téléphone au marché
4. Lorsque les ventes démarrent, vous saisissez les commandes de vos clients directement sur votre tablette
5. Une fois le marché terminé, vous clôturez la caisse
6. En fin de saison, vous retrouvez dans l'analyse des ventes une synthèse complète de ce que vous avez vendu dans l'année

La caisse enregistreuse est pleinement utilisable pour toutes les productions.
Elle est utilisée quotidiennement par des paysans boulangers, des apiculteurs, des éleveurs ou des maraîchers...

L'interface de la caisse enregistreuse

Conformément à la loi, vous pouvez fournir en cas de contrôle une attestation à télécharger et à compléter.

Utiliser la caisse enregistreuse pas à pas

Allez sur la page de la caisse enregistreuse

Créez un point de vente

Vous devez créer un client de type Point de vente pour les particuliers en indiquant le nom de votre marché comme nom de client.

Créez une première vente

Une fois le client créé, vous pouvez maintenant lui créer une vente en veillant à activer la caisse enregistreuse pour cette vente.

Vous pouvez en profiter pour sélectionner les produits que vous voulez proposer à la vente. Il n'est pas indispensable de sélectionner les produits à cette étape, vous pourrez également le faire à l'étape suivante.

Terminez de configurer votre vente

Une fois la vente créée, vous pouvez encore compléter votre gamme. Pour chaque produit, vous pouvez indiquer la quantité que vous souhaitez emporter au marché. Cela peut vous être notamment utile pour préparer vos récoltes ou vos conditionnements.

Démarrer la vente

Vous avez complété votre gamme ? Votre étal est prêt ?

Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur le bouton Ouvrir la caisse enregistreuse pour commencer à vendre !

Face au client

Utilisez tout simplement le bouton Créer une vente pour commencer à saisir les produits achetés par un client.

Pour chaque produit, un clavier numérique vous permet d'effectuer une saisie rapide, et vous avez également la possibilité d'ajouter des remises pour vos clients préférés.

Si vous connaissez votre client, vous avez la possibilité d'associer la vente à un client en cliquant sur Anonyme puis en tapant le nom du client. Par la suite, les prix personnalisés pour le client s'appliquent dans la caisse enregistreuse.

Pour terminer une vente avec un client avec le bouton Vente payée, vous devez préalablement indiquer au moins un mode de règlement, ce qui est une obligation légale.

Clôturer la caisse

Lorsque votre marché est terminé, vous avez l'obligation de clôturer la caisse, ce qui permet d'intégrer les données des transactions à votre comptabilité. Après, il est possible d'éditer un justificatif qui récapitule les transactions réalisées pendant la vente.

Attention, la clôture fige les données des transactions

• Vous ne pourrez plus modifier les ventes
• Vous ne pourrez plus modifier les moyens de paiement

Encaisser avec un TPE SumUp Solo

La caisse enregistreuse peut envoyer le montant à encaisser à votre TPE SumUp Solo. Ainsi, le règlement s'enregistre tout seul sur la vente quand le client a réglé, et vous n'avez pas à retaper le montant.

L'envoi au TPE est en bêta. Une structure de production adhérente de l'association l'allume depuis l'écran Fonctionnalités de ses réglages, sous Essayer les fonctionnalités en bêta, avec Paiement au TPE SumUp.

Connecter un TPE

Pour connecter un TPE, rendez-vous dans les Paramètres > Commercialisation > Le paiement par carte > onglet SumUp. Cliquez sur Connecter mon TPE. Ensuite, sur votre Solo, ouvrez Connexions > API > Connecter. Il vous affiche un code à saisir dans Ouvretaferme. Vous donnez un nom à votre TPE, par exemple « Caisse du marché », et vous êtes prêt·e à encaisser !

Sur cette page, vous pouvez connecter plusieurs TPE, les renommer ou les déconnecter. Un TPE retiré, ou dont la connexion a été perdue, se reconnecte de la même façon que la première fois.

En désactivant l'envoi des ventes à un TPE Solo, la caisse enregistreuse ne vous propose plus d'envoyer les encaissements à vos TPE, mais vos TPE restent dans les paramètres.

Tant que votre Solo est connecté à Ouvretaferme, vous ne pouvez plus y saisir un montant à la main. Pour vous en servir sans la caisse enregistreuse, déconnectez-le depuis son menu Connexions > API > Déconnecter. Pour le retrouver dans la caisse, reconnectez-le ensuite avec un nouveau code.

Encaisser sur votre TPE

Pensez à charger votre Solo avant le marché, pour qu'il fonctionne jusqu'à la fin.

Dans la caisse, choisissez le mode de règlement Carte bancaire par SumUp, puis cliquez sur Envoyer au TPE. Si vous en avez connecté plusieurs, choisissez le TPE auquel envoyer l'encaissement. Une fois que votre client a réglé sur le TPE, la vente passe automatiquement au statut payée.

La caisse attend le paiement pendant 90 secondes. La vente ne change pas de statut pendant ce temps, mais vous pouvez annuler l'envoi au TPE pour changer de moyen de paiement si besoin. Passé ce délai, la caisse retire le montant du TPE et vous propose de le renvoyer.

Si la connexion s'est perdue, le bouton Vérifier fait regarder par Ouvretaferme chez SumUp si le paiement a bien eu lieu.

Si le réseau tombe pendant le marché, déconnectez votre Solo depuis son menu Connexions > API > Déconnecter. Encaissez ensuite directement dessus et terminez la vente avec Vente payée. Le paiement se rapprochera de la vente dans le cahier de caisse. Pour retrouver le TPE dans la caisse, reconnectez-le avec un nouveau code.

Rembourser une vente encaissée au TPE

Une vente encaissée au TPE ne peut plus être annulée ni remise en cours, l'argent étant déjà sur votre compte SumUp.

Un remboursement se fait dans l'application SumUp ou dans son tableau de bord. Ouvretaferme le relève chaque heure et affiche sur la vente le montant remboursé et sa date.

Astuces

Configurer les marchés suivants en un clic

Vendre à plusieurs

Vous pouvez être plusieurs à utiliser la simultanément sur un même marché. Dans ce cas, nous vous suggérons de vous connecter avec des comptes différents pour que chacun puisse retrouver facilement les ventes qu'il gère avec son avatar.

Ajouter un produit au dernier moment à la vente

Si vous avez oublié d'ajouter un produit à votre caisse, utilisez l'onglet Articles pour ajouter le produit manquant. Cet onglet vous permet également de modifier les prix de vente.

Vous permettez à certains clients de payer plus tard ?

Si vous permettez à certains clients de payer plus tard (par exemple sur facture en fin de mois), vous avez la possibilité de sélectionner l'option Vente en paiement différé à la place de Vente payée. En choisissant cette option, la vente sera sortie de la caisse enregistreuse et sera intégrée à la page des ventes de votre ferme.

Mettre le curseur sur la quantité par défaut

Par défaut, c'est le champ de Prix qui est sélectionné pour les produits vendus au poids. Si cela nous vous convient pas, vous pouvez sélectionner le champ Quantité par défaut dans les réglages généraux du module Vendre.

Compléter automatiquement votre cahier de caisse

Si vous utilisez Ouvretaferme pour réaliser le cahier de caisse de votre structure, vous pouvez automatiquement y reporter le montant des ventes réalisées avec la caisse enregistreuse.

Les ventes réglées par Carte bancaire par SumUp entrent chacune sur leur propre ligne. Si votre cahier est relié à votre compte SumUp, vous n'avez rien à importer : chaque vente y entre quand sa transaction est rapprochée. En savoir plus.

Les ventes réglées par virement, prélèvement ou traite ne passent pas par le cahier de caisse : chacune se rapproche de son opération bancaire. En savoir plus.