Le cahier de caisse Stripe

Relier le cahier à votre compte

Depuis la roue du cahier, choisissez Lier mon compte Stripe. Vous indiquez à partir de quelle date reprendre votre compte : Ouvretaferme ouvre alors le cahier sur le solde qu'avait votre compte ce jour-là, puis importe tout ce qui a suivi.

Choisissez cette date de reprise avec soin : c'est elle qui décide de ce qui entre dans le cahier. Ce qui précède ne sera jamais repris, et n'a pas à l'être.

Ce qui arrive tout seul

La synchronisation tourne une fois par nuit. Elle rapporte trois familles de mouvements, et elle seule écrit dans ce cahier.

• Les paiements encaissés sur votre compte, chacun avec les frais que Stripe a retenus dessus. Le cahier écrit les deux : la vente en crédit, les frais en débit.
• Les remboursements que vous avez faits depuis votre compte Stripe.
• Les versements de votre compte Stripe vers votre compte en banque, qui sortent le cahier de son solde.

Vous ne saisissez plus rien à la main dans un cahier relié : les boutons de saisie disparaissent, et une opération n'y entre que si elle correspond à un mouvement réellement survenu sur le compte. C'est ce qui garantit que le cahier dise la même chose que Stripe.

La carte Synchronisation de l'en-tête vous dit quand la dernière synchronisation a eu lieu, et si le cahier est Conforme au compte ou s'il présente un écart. Vous pouvez la relancer à la main avec Actualiser.

Dans le cahier, chaque encaissement apparaît en deux lignes : la vente en crédit, et les frais Stripe retenus dessus en débit.

Ce qui se rapproche seul, et ce qui vous attend

Un paiement importé cherche la vente ou la facture qu'il règle. Il la retrouve par l'identifiant que Stripe a donné au paiement au moment où votre client a payé en ligne : c'est un identifiant exact, il n'y a donc aucune approximation possible et rien à confirmer.

Quand ce rapprochement aboutit, l'opération descend dans le brouillard du cahier, prête à être validée. Vous n'avez rien fait.

Quand un paiement ne trouve pas son règlement

La transaction reste alors en attente et le résumé du cahier vous la signale, avec la mention Aucune vente identifiée automatiquement. La cause est presque toujours la même : l'encaissement a eu lieu sur votre compte Stripe en dehors de Ouvretaferme, il n'y a donc aucune vente à rapprocher.

La roue vous propose alors de quoi la solder. Toutes ces issues ne sont pas offertes à chaque fois : Ouvretaferme n'affiche que celles qui ont un sens pour cette transaction-là.

• Rapprocher manuellement : désigner vous-même la vente, la facture ou la facture électronique que ce paiement règle. Ouvretaferme enregistre le règlement sur le document et écrit l'opération dans le cahier. Proposé seulement quand un document candidat existe.
• Créer un avoir : pour un remboursement dont la vente d'origine a été retrouvée.
• Rapprocher avec une opération bancaire : pour un versement vers votre compte en banque.
• Saisir manuellement l'opération : toujours proposé, et c'est la réponse quand aucune des autres ne convient. Vous écrivez l'opération dans le cahier avec sa date et son montant déjà remplis d'après le mouvement Stripe ; il ne vous reste que le compte et le libellé à indiquer.

Il n'y a pas moyen d'écarter une transaction sans rien en faire, et c'est voulu : le mouvement a bel et bien eu lieu sur votre compte. Tant qu'il n'est pas écrit dans le cahier, celui-ci ne dira pas la même chose que Stripe.

Une transaction qui n'a pas trouvé son règlement en quelques mois cesse d'être reprise automatiquement à chaque import, pour ne pas traîner indéfiniment la même question. Elle reste rapprochable à la main depuis le cahier.

Enregistrer un remboursement

Un remboursement se fait depuis votre compte Stripe : Ouvretaferme ne rembourse pas à votre place. De votre côté, il n'y a qu'un geste : créer un avoir à partir de la vente d'origine, avec les articles réellement remboursés.

Le reste se fait seul. La synchronisation rapporte le remboursement, il se rapproche de l'avoir, son règlement s'enregistre, et l'opération entre dans le cahier en débit.

L'ordre n'a pas d'importance

Vous n'avez pas à attendre que la synchronisation soit passée pour créer l'avoir, ni l'inverse. Les deux sens se rattrapent :

• Le remboursement arrive avant l'avoir : il reste en attente, et le résumé du cahier vous invite à créer l'avoir. Le rapprochement se fait à l'instant où vous le créez.
• L'avoir est créé avant : il reste sans règlement jusqu'à la synchronisation suivante, au plus tard le lendemain matin, qui le rapproche à ce moment-là.

Dans les deux cas, vous n'avez pas à saisir le règlement de l'avoir : Ouvretaferme le pose lui-même au rapprochement.

Une condition tout de même : le paiement d'origine doit être dans le cahier. C'est par lui que le remboursement remonte à la vente, donc à l'avoir. Si la vente a été réglée avant la date de reprise de votre compte, le remboursement arrivera sans rattachement possible et il faudra le saisir vous-même dans le cahier.

Comprendre un écart avec le compte

L'en-tête compare en permanence ce que dit le cahier et ce que disait votre compte à la dernière synchronisation. Quand les deux divergent, le résumé vous ouvre les listes qui expliquent l'écart. Elles sont trois, et chacune a sa réponse.

Des transactions attendent d'être rapprochées

Ce sont des mouvements de votre compte que le cahier connaît mais qu'il n'a pas encore écrits, faute de savoir à quoi les rattacher. Reprenez-les une par une avec la roue : rapprochez celles qui correspondent à un document, et saisissez les autres directement dans le cahier. Le détail des issues est plus haut.

Des ventes n'ont pas d'encaissement en face

Ces ventes portent un règlement par carte, mais la synchronisation n'a trouvé aucun encaissement correspondant sur votre compte. Deux réponses possibles :

• le règlement a été enregistré à tort sur la vente : corrigez la vente ;
• la vente précède la reprise de votre compte : ignorez-la, elle ne vous sera plus signalée.

Un versement en banque n'est pas dans le cahier

Un mouvement de votre compte en banque ressemble à un versement de votre compte Stripe, mais rien ne le rattache au cahier : le cahier présente donc plus d'argent que votre compte n'en a. Trois réponses :

• la synchronisation ne l'a pas encore rapporté : actualisez-la, il se rapprochera seul ;
• elle ne le rapportera jamais : intégrez le mouvement au cahier, il y entrera en débit pour son montant ;
• le mouvement ne vient pas de ce compte : ignorez-le.

Un versement en attente explique très souvent l'écart à lui seul : l'argent a quitté Stripe pour votre banque, le compte a baissé, et le cahier ne le sait pas encore.