Les trames sur Ouvretaferme
Qu'est-ce qu'une trame ?
Une trame est un modèle de saisie. Elle retient les comptes, les sens et les règles de calcul d'une écriture que vous refaites souvent, pour que vous n'ayez plus qu'à donner le montant.
Deux situations la rendent utile : une facture qui revient à l'identique tous les mois, et une facture compliquée qui emploie toujours les mêmes comptes. L'exemple le plus courant réunit les deux, la facture d'électricité partagée entre l'usage privé et l'usage professionnel.
Une trame ne retient jamais de montant, à une exception près que vous choisissez vous-même (voir les cinq façons de répartir le montant). Elle décrit une répartition, pas une somme.
Vous pouvez aussi tirer une trame d'une saisie déjà enregistrée, plutôt que de la décrire de zéro.
Vos trames se gèrent depuis Paramètres > Comptabilité > Les trames.
Appliquer une trame
Une trame s'applique au moment où vous saisissez une écriture, depuis un champ Utiliser une trame placé au-dessus de la grille de saisie. Le champ s'ouvre au clic et propose vos trames, les plus utiles en premier ; tapez pour filtrer.
Le geste est toujours le même :
Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas cliqué sur Enregistrer. Tant que vous êtes dans le panneau, tout ce que la trame a écrit reste modifiable, et la croix du champ Utiliser une trame annule l'application sans effacer les écritures dont vous aviez choisi le compte.
Depuis une opération bancaire
La trame prend le montant, la date et le libellé de l'opération bancaire, et les répartit sur les comptes qu'elle décrit. L'écriture de banque en contrepartie est créée automatiquement, comme pour toute affectation d'opération bancaire.
Si un tiers a été reconnu sur l'opération, les trames rattachées à ce tiers vous sont proposées en premier, et c'est ce tiers qui est repris dans les écritures : il vient de l'opération que vous êtes en train d'affecter, il est donc plus sûr que celui de la trame.
Depuis le livre journal
Il n'y a pas d'opération bancaire pour donner le montant : c'est votre première écriture qui le donne. Renseignez-la d'abord, avec sa date et son montant, puis choisissez la trame : elle reprend les deux et ajoute les écritures suivantes.
Votre première écriture joue donc deux rôles à la fois : elle donne le montant à répartir, et elle porte la contrepartie (le fournisseur, le client, la banque). Ouvretaferme ne la crée pas à votre place.
Anatomie d'une trame
Une trame se compose d'un en-tête et d'une ou plusieurs écritures.
L'en-tête
- Le nom : c'est ce que vous lirez dans la liste au moment d'appliquer. Un nom qui dit ce que la trame fait vaut mieux qu'un nom qui dit d'où elle vient.
- Les tiers rattachés, facultatifs : une trame peut en porter plusieurs, par exemple les trois banques d'une même structure ou les fournisseurs habituels d'un poste. La trame remonte en tête de liste quand l'un d'eux est saisi. Les tiers ne déclenchent jamais la trame tout seuls, ils ne font que la mettre en avant.
- La part privée, facultative : le pourcentage de la dépense qui relève de l'usage personnel, et le compte sur lequel il part (compte de l'exploitant, ou compte courant d'associé).
Quel tiers se retrouve dans les écritures
Une trame ne devine jamais entre plusieurs tiers. L'ordre est toujours le même :
- le tiers que vous avez déjà saisi, s'il y en a un : rien ne l'écrase ;
- sinon le tiers reconnu sur l'opération bancaire, qu'il figure ou non dans la trame ;
- sinon le tiers de la trame, à condition qu'elle n'en porte qu'un seul ;
- sinon rien, et les tiers de la trame remontent en tête de la liste déroulante du champ.
Le tiers que vous saisissez sur une écriture se recopie sur les écritures suivantes encore vides. Une écriture déjà renseignée n'est jamais écrasée, et effacer un tiers ne vide que sa propre ligne.
Comment la part privée est calculée
Le pourcentage s'applique à chaque écriture, sur son montant hors taxes et sur sa TVA. C'est ce qui permet à chaque poste de supporter sa propre quote-part, plutôt que d'en faire porter la totalité à un seul.
Exemple sur une facture de 120 € TTC comprenant 9 € HT de frais de port, avec une part privée de 20 % et le reste en carburant.
Chaque ligne cède sa part :
| Ligne | HT | TVA | Privé sur le HT | Privé sur la TVA | Privé total |
|---|---|---|---|---|---|
| Frais de port | 9,00 | 1,80 | 1,80 | 0,36 | 2,16 |
| Carburant | 91,00 | 18,20 | 18,20 | 3,64 | 21,84 |
| Total cédé au privé | 24,00 | ||||
Les écritures produites :
| Compte | HT | TVA | TTC |
|---|---|---|---|
| Compte de l'exploitant, part privée | 24,00 | - | 24,00 |
| Frais de port | 7,20 | 1,44 | 8,64 |
| Carburant | 72,80 | 14,56 | 87,36 |
| Total | 120,00 | ||
La TVA de la part privée n'est pas déductible : c'est pourquoi l'écriture qui part sur le compte de l'exploitant porte un montant TTC et aucune TVA. Chaque poste supporte sa propre quote-part, au lieu d'en faire porter la totalité à un seul. Le total cédé au privé retombe ici exactement sur 20 % de la facture, mais chaque quote-part étant arrondie au centime pour son compte, l'ensemble peut s'écarter d'un centime du pourcentage de la facture entière.
Les écritures
Chaque écriture de la trame décrit une ligne de votre future saisie :
- le compte et son numéro de compte ;
- le libellé, facultatif : laissé vide, l'écriture reprend le libellé de la saisie ; rempli, il s'impose. Utile pour distinguer deux écritures d'une même facture ;
- le sens, débit ou crédit ;
- la façon de répartir le montant, décrite ci-dessous ;
- le taux de TVA, facultatif : laissé vide, l'écriture prend le taux du compte ;
- la part de TVA déductible : 100 % dans le cas courant, 80 % pour un véhicule de tourisme, vide si l'écriture ne porte pas de TVA ;
- la règle de TVA, facultative : laissée vide, l'écriture prend la règle du compte. À renseigner quand la règle ne se déduit pas du compte, notamment pour une facture intracommunautaire.
La TVA auto-liquidée
Une facture d'un fournisseur d'un autre pays de l'Union européenne ne porte pas de TVA : c'est vous qui la déclarez et la déduisez en même temps. Sur l'écriture d'une trame, choisissez la règle TVA auto-liquidée et indiquez le taux applicable.
Une facture de 84,15 € à 20 % donne trois écritures :
- 84,15 € au débit de votre compte de charge, avec 16,83 € de TVA ;
- 16,83 € au débit de la TVA déductible intracommunautaire ;
- 16,83 € au crédit de la TVA due.
Votre trame n'a qu'une écriture à décrire, celle de la charge : Ouvretaferme ajoute les deux écritures de TVA au moment où vous enregistrez.
Les cinq façons de répartir le montant
C'est le cœur d'une trame. Chaque écriture dit comment elle prend sa part du montant que vous saisirez. Les exemples ci-dessous partent tous d'un montant de 120 € TTC.
Exemples de trames
Une écriture, pour aller vite : les frais bancaires
Une seule écriture, compte
Deux écritures : un achat avec ses frais de port
Les frais de port sont fixes chez un fournisseur donné, et ils ne suivent pas forcément le taux de TVA de ce qu'ils transportent.
- 6241au débit, un montant précis de 9 € HT, TVA à 20 % ;
- 60112au débit, ce qui reste à ventiler, TVA à 5,5 %.
Sur une facture de 120 € TTC, le port prend 10,80 € et les semences les 109,20 € restants.
Une écriture et une part privée : l'électricité
Une part privée de 30 % sur le compte de l'exploitant, et une écriture
Créer une trame à partir d'une écriture
Vous n'êtes pas obligé·e de décrire une trame de zéro. Une saisie que vous venez de faire peut servir de base d'une trame : les comptes, les sens, les taux de TVA et la façon dont le montant s'est réparti. Ouvretaferme sait la relire et vous proposer la trame correspondante.
Cliquez sur Créer une trame depuis la page du jeu d'écritures et un formulaire pré-rempli s'affiche. Vous pouvez relire la proposition, la corriger, puis l'enregistrer.
Ce qui est repris
- Les écritures, toutes sauf celle qui porte le règlement ou la contrepartie.
- La façon dont le montant s'est réparti : l'écriture la plus grosse prend ce qui reste à ventiler, les autres prennent leur pourcentage. Sur une saisie à une seule écriture, elle prend tout le montant.
- La TVA : le taux de chaque écriture, la part réellement déduite quand elle n'est pas de 100 %, et la règle de TVA que la saisie portait.
- La part privée, quand une écriture de la saisie part sur le compte de l'exploitant ou sur un compte courant d'associé et ne porte pas de TVA.
- Un nom, repris du libellé du compte de la première écriture. Changez-le : c'est ce que vous lirez dans la liste au moment d'appliquer.
- La pièce comptable, seulement quand elle décrit une nature de justificatif et non un document précis. « Ticket de caisse » est repris, « FA2026-0142 » ne l'est pas.
Ce qui ne l'est pas
- Le montant et la date.
- L'écriture de contrepartie, celle qui porte le fournisseur, le client ou la banque. Depuis le livre journal, c'est vous qui la saisissez en 1ère écriture ; depuis une opération bancaire, elle est créée automatiquement.
- Le libellé de chaque écriture, sauf s'il distingue les écritures entre elles. Quand toutes portent le même, la trame le laisse vide et reprendra celui de votre future saisie.
- Les tiers au-delà du premier. Si la saisie en porte plusieurs, un seul est rattaché à la trame ; vous pouvez ajouter les autres avant d'enregistrer.
Les jeux d'écriture dont on ne peut pas extraire une trame
Dans certains cas, Ouvretaferme ne peut pas trancher les intentions de trame à partir du jeu d'écriture. L'option pour Créer une trame ne vous est alors pas proposée. Il s'agit des cas suivants :
- Un bilan d'ouverture ou une affectation du résultat. Ces écritures n'appartiennent qu'à leur exercice, elles ne se rejouent pas.
- Une écriture rattachée à une immobilisation. Une trame ne recrée que des écritures, jamais la fiche d'immobilisation qui va avec.
- Une TVA auto-liquidée. Sa TVA s'ajoute au montant au lieu de s'en extraire ; la reconstituer depuis les écritures n'est pas encore possible. En revanche, vous pouvez directement créer une trame avec de la TVA auto-liquidée.
- Aucune écriture ne se distingue comme la contrepartie du règlement.
- Le règlement est partagé entre plusieurs comptes de trésorerie.
- Il n'y a rien à ventiler autour de l'écriture.
- Les écritures ne s'équilibrent pas.
- Une écriture ne déduit qu'une partie de sa TVA et aucune autre ne porte le reste. Une trame exige les deux, sinon elle ne s'enregistre pas (voir le complément de TVA).
- Une écriture emploie un compte que votre plan comptable ne porte plus, ou un numéro de compte qui ne correspond pas à son compte rattaché. Une trame ne peut écrire que sur les comptes du plan en cours.
Les trames livrées avec votre comptabilité
Vous n'arrivez pas devant une bibliothèque vide : Ouvretaferme installe une série de trames sur les postes de charge les plus courants, dès l'activation de la comptabilité. Elles sont à vous : renommez-les, modifiez-les, supprimez celles qui ne vous servent pas.
Vous pouvez aussi désactiver une trame sans la supprimer : elle disparaît de la liste au moment de la saisie et reste dans votre bibliothèque, prête à être réactivée. C'est le même interrupteur que sur vos comptes.
Ce qu'une trame ne fait pas
- Modifier une trame ne change aucune écriture déjà enregistrée. Une trame est un moule : elle sert à écrire, elle ne reste pas attachée à ce qu'elle a écrit. Pour corriger une écriture passée, il faut la reprendre dans le livre journal.
- Une trame dont un compte n'existe pas dans votre plan comptable ne vous est pas proposée. Elle reste dans votre bibliothèque, où vous pouvez corriger son compte.
- Le compteur d'usage ne diminue pas si vous supprimez les écritures que la trame a produites. Il compte combien de fois vous vous en êtes servi, pas combien d'écritures en subsistent.
- Depuis le livre journal, la trame ne pose pas la contrepartie : c'est votre première écriture qui la porte.