Les cahiers de caisse

Suivre les mouvements d'un moyen de règlement, du brouillard à la clôture

Un cahier de caisse suit tout ce qui entre et sort pour un moyen de règlement : les espèces, les chèques, un terminal de carte bancaire, un compte en ligne. Vous en créez autant que vous avez de moyens de règlement à suivre.

Ce cahier répond à une obligation légale de traçabilité des mouvements financiers. Il est soumis à des contraintes d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage : une opération validée ne se modifie plus. Soyez rigoureux dans vos saisies pour qu'elles reflètent la réalité de votre structure.

Créer un cahier de caisse

Depuis le menu des cahiers de caisse, cliquez sur Nouveau cahier de caisse. Trois choix vous sont demandés.

  • Le mode de règlement : Espèces, chèque, carte bancaire… C'est lui qui décide des opérations que le cahier saura reprendre. Il ne pourra plus être modifié ensuite, choisissez-le bien.
  • La couleur : Elle sert à reconnaître le cahier d'un coup d'oeil quand vous en tenez plusieurs.
  • Les numéros de compte : Facultatifs. Renseignez-les si vous voulez que les opérations du cahier partent en comptabilité avec leurs comptes déjà remplis.

Le numéro de compte lié à la caisse est celui qui portera le solde du cahier. Le second sert de contrepartie par défaut à vos dépôts et retraits bancaires.

Le mode de clôture

Il ne se choisit pas à la création, mais depuis Paramétrer le cahier une fois le cahier créé. Vous avez le choix entre deux façons de clôturer.

  • Mensuelle : le cahier se présente mois par mois, et vous clôturez à la fin de chaque mois révolu.
  • Libre : le cahier se présente d'un seul tenant, et vous clôturez à la date de votre choix.

Remplir le cahier

Les opérations que Ouvretaferme vous propose

Ouvretaferme connaît déjà une partie de vos mouvements et vous les propose sous le cahier, prêts à être repris. Une suggestion n'entre jamais toute seule : c'est vous qui décidez.

  • Les ventes réglées avec le mode de règlement du cahier
  • Les factures et les factures électroniques réglées de la même façon
  • Les cagnottes alimentées par ce moyen de règlement
  • Les opérations bancaires qui ressemblent à un dépôt ou à un retrait de cette caisse

Pour chaque ligne, vous choisissez Importer dans le cahier ou Ignorer. Une ligne ignorée ne vous sera plus jamais proposée, dans aucun cahier. Deux boutons permettent aussi de traiter toute une liste d'un coup.

Les opérations que vous saisissez

Tout ce que Ouvretaferme ne peut pas deviner se saisit à la main, avec Créditer la caisse ou Débiter la caisse.

  • Un retrait depuis la banque ou un dépôt à la banque
  • Un apport de l'exploitant à la caisse, ou un prélèvement par l'exploitant
  • Un achat à un fournisseur ou une vente à un client qui n'existe pas dans Ouvretaferme
  • Toute autre opération, créditrice ou débitrice

Le brouillard, puis la validation

Une opération vit en deux temps, et c'est ce qui protège votre cahier.

  • 1. Elle arrive d'abord dans le brouillard de caisse, où elle reste modifiable et supprimable autant que vous le voulez. Le cahier y affiche un solde théorique, celui qu'il aurait si vous validiez tout.
  • 2. Vous validez ensuite le brouillard. Les opérations deviennent inaltérables, prennent leur numéro définitif et leur solde.

Le brouillard n'accepte pas plus de 300 opérations en attente. Passé ce seuil, validez avant de continuer à saisir.

Clôturer le cahier

La clôture fige tout jusqu'à une date : passé elle, plus aucune opération ne peut être ajoutée, modifiée ni supprimée avant cette date. Elle est définitive.

Un cahier en clôture mensuelle vous propose d'aller jusqu'à la fin d'un mois révolu. Un cahier en clôture libre s'arrête à la dernière opération que vous validez.

Ce qui peut empêcher une clôture

  • Le solde passerait en négatif. Une caisse ne peut pas contenir moins que rien : c'est le signe qu'une entrée manque ou qu'une sortie est en trop. Corrigez avant de clôturer.
  • Des opérations attendent d'être rapprochées sur la période que vous vous apprêtez à figer.

Si la date de clôture atteint la fin d'un exercice non clôturé, vous ne pourrez plus y constater d'écart de caisse ensuite. Ouvretaferme vous en avertit avant de valider.

Constater un écart de caisse

Comptez votre caisse avant de clôturer. Si le compte réel ne tombe pas sur le solde du cahier, la différence s'enregistre avec Constater un écart de caisse : le cahier reprend alors la valeur que vous avez comptée.

Le brouillard doit être vide pour constater un écart : un écart se mesure sur un cahier à jour, pas sur un cahier dont il reste des opérations à valider.

Le cahier et la comptabilité

Une opération validée qui porte ses numéros de compte part dans le livre journal. Une petite icône sur la ligne vous indique qu'elle y est déjà, et vous emmène à l'écriture d'un clic.

Une opération rapprochée d'un mouvement bancaire porte, elle, l'icône .

Archiver, désactiver, supprimer

Les archives de vos cahiers peuvent être communiquées à l'administration fiscale en cas de contrôle. Chaque archive porte une empreinte SHA256 qui atteste qu'elle n'a pas été retouchée. Vous les créez depuis le menu des cahiers, en choisissant la période à couvrir.

Désactiver un cahier arrête d'y enregistrer de nouvelles opérations et supprime celles qui restaient dans le brouillard. Ce qui a été validé reste consultable, et le cahier se réactive quand vous le souhaitez.

Supprimer un cahier est irréversible et emporte tout son contenu. Un cahier qui a servi n'a pas à être supprimé : désactivez-le.

Le cas particulier des cahiers Stripe

Un cahier lié à un compte Stripe ne se remplit pas à la main : il reçoit directement les paiements, les frais et les versements du compte. Une page lui est consacrée.