Les cahiers de caisse Stripe et SumUp

Ce qui arrive tout seul, ce qui vous attend, et comment corriger un écart

Un cahier de caisse relié à votre compte Stripe ou SumUp ne se tient pas comme les autres : vous n'y saisissez rien et les opérations s'importent automatiquement. Chaque matin, Ouvretaferme va chercher sur votre compte ce qui s'y est passé et l'écrit dans le cahier.

La page sur les cahiers de caisse explique le brouillard, la validation et la clôture, qui fonctionnent ici comme dans les autres cahiers de caisse. Cette page ne traite que ce qui est propre aux cahiers reliés à un compte.

Connecter votre compte

Stripe

Le compte Stripe est celui du paiement en ligne : sa connexion est décrite sur sa page.

SumUp

Dans les réglages de commercialisation, ouvrez Paiement par carte, puis l'onglet SumUp, et cliquez sur Connecter mon compte SumUp. Vous êtes redirigé vers SumUp, qui vous demande d'autoriser Ouvretaferme, puis ramené sur votre structure.

Ouvretaferme ne fait que consulter votre compte : il n'encaisse, ne rembourse et ne verse rien à votre place. Il n'a à aucun moment connaissance du numéro de carte de vos clients, et un éventuel litige se règle directement avec SumUp.

La connexion active le mode de règlement Carte bancaire par SumUp.

C'est ce mode qu'il faut choisir quand un client paie sur votre terminal, en caisse enregistreuse comme sur une vente ou une facture : c'est par lui que le cahier retrouve la vente d'un paiement.

Ce qui arrive tout seul

La synchronisation est effectuée chaque matin. Elle rapporte trois familles de mouvements, et elle seule écrit dans ce cahier.

  • Les paiements encaissés sur votre compte. Chacun cherche la vente qu'il règle, et entre dans le cahier en crédit une fois rapproché.
  • Les remboursements que vous avez faits depuis votre compte, qui sortent du cahier en débit.
  • Les versements de votre compte vers votre compte en banque, qui sortent le solde du cahier.

Vous ne saisissez plus rien à la main dans un cahier relié : les boutons de saisie disparaissent, et une opération n'y entre que si elle correspond à un mouvement réellement survenu sur le compte.

Les frais

  • Stripe retient ses frais paiement par paiement : chaque encaissement apparaît en deux lignes, la vente en crédit et les frais en débit.
  • SumUp les retient versement par versement, comme il les présente sur sa page « Versements » : chaque versement écrit deux lignes, le dépôt à la banque et ses frais, libellés « Frais SumUp · versement du » suivi de sa date.

Les ventes en espèces

Les ventes en espèces que vous enregistrez dans l'application SumUp ne sont pas reprises dans ce cahier : cet argent n'est jamais passé par votre compte SumUp.

Nous vous conseillons vivement de tenir un cahier de caisse sur le mode de règlement Espèces pour les suivre : sans lui, elles n'entrent dans aucun cahier.

La carte Synchronisation

La carte Synchronisation de l'en-tête vous dit quand la dernière synchronisation a eu lieu. Si elle date de plus de deux heures ou qu'elle a échoué, vous pouvez la relancer avec Actualiser.

  • Elle dit aussi si le cahier est Conforme au compte ou s'il présente un écart.
  • SumUp ne donne pas le solde du compte : la carte ne peut pas comparer. Elle vous signale en revanche un remboursement retenu sur un versement suivant, décrit plus bas.

Ce qui se rapproche seul, et ce qui vous attend

Stripe

Un paiement importé cherche la vente ou la facture qu'il règle. Il la retrouve par l'identifiant que Stripe a donné au paiement au moment où votre client a payé en ligne : c'est un identifiant exact, il n'y a donc aucune approximation possible et rien à confirmer.

SumUp

SumUp ne transmet aucune référence à la vente : un paiement se rapproche d'un règlement du même montant, le même jour, réglé par Carte bancaire par SumUp. Le rapprochement ne se fait tout seul que si ce paiement et ce règlement sont chacun les seuls de leur montant ce jour-là.

Quand ce rapprochement aboutit, l'opération est importée dans le brouillard du cahier, prête à être validée.

Quand un paiement n'est pas rapproché à une vente

La transaction reste alors en attente et est signalée dans le résumé du cahier, avec la mention Aucune vente identifiée automatiquement. Les causes les plus fréquentes :

  • L'encaissement a eu lieu en dehors de Ouvretaferme, sur votre compte Stripe ou sur votre terminal SumUp : il n'y a aucune vente à rapprocher.
  • Deux paiements du même montant le même jour : Ouvretaferme ne choisit pas lequel règle quelle vente. L'heure de chaque paiement et de chaque vente vous aide à trancher.
  • Le montant ne tombe pas juste, par exemple une vente de 12,88 € payée 12,80 €.

La roue vous propose alors de quoi la solder. Toutes ces options ne sont pas proposées à chaque fois : Ouvretaferme n'affiche que celles qui sont pertinentes pour cette transaction-là.

  • Rapprocher manuellement : désigner vous-même la vente, la facture ou la facture électronique que ce paiement règle. Ouvretaferme enregistre le règlement sur le document (vente, facture) et écrit l'opération dans le cahier. Proposé seulement si une vente ou une facture existe.
  • Créer un avoir : pour un remboursement dont la vente d'origine a été retrouvée.
  • Rapprocher avec une opération bancaire : pour un versement vers votre compte en banque.
  • Saisir manuellement l'opération : c'est la réponse quand aucune des autres ne convient. Vous écrivez l'opération dans le cahier avec sa date et son montant déjà remplis d'après le mouvement ; il ne vous reste que le compte et le libellé à indiquer.

Rapprocher un montant qui ne tombe pas juste

Pour une vente de caisse, le panneau de rapprochement accepte une vente d'un autre montant et affiche l'écart. Au rapprochement, le cahier écrit la vente à son montant, puis une ligne d'écart. Un écart inférieur à l'écart maximum réglé pour votre structure est géré automatiquement ; au-delà, il est porté sur le compte d'attente 471, à régulariser dans votre comptabilité. Le panneau vous le dit avant que vous ne validiez.

Il n'y a pas moyen d'écarter une transaction sans rien en faire, et c'est voulu : le mouvement a bel et bien eu lieu sur votre compte Stripe ou SumUp.

Une transaction qui n'a pas trouvé son règlement en quelques mois cesse d'être reprise automatiquement à chaque import, pour ne pas traîner indéfiniment la même question. Elle reste rapprochable à la main depuis le cahier.

Les ventes de la caisse enregistreuse

Chaque vente de caisse réglée par SumUp entre dans le cahier sur sa propre ligne, au nom du marché, dès que sa transaction est rapprochée et que le marché est clos. Il n'y a pas de marché à importer dans ce cahier.

Sur la vente de marché, le tableau Modes de règlement vous dit où en est le rapprochement : combien de ventes sont rapprochées, le montant déjà importé dans le cahier, les ventes ignorées, et un lien vers celles qui restent à rapprocher.

Un cahier sur le mode Carte bancaire par SumUp qui n'est relié à aucun compte SumUp reçoit lui aussi une ligne par vente de caisse, au moment où vous importez le marché.

Enregistrer un remboursement

Un remboursement se fait depuis votre compte Stripe ou SumUp : Ouvretaferme ne rembourse pas à votre place. De votre côté, il n'y a qu'un geste : créer un avoir à partir de la vente d'origine, avec les articles réellement remboursés.

Le reste se fait seul. La synchronisation importe le remboursement dans le cahier de caisse, ce remboursement est rapproché de l'avoir, son règlement s'enregistre, et l'opération entre dans le cahier en débit.

L'ordre n'a pas d'importance

Vous n'avez pas à attendre que la synchronisation soit passée pour créer l'avoir, ni l'inverse. Les deux sens se rattrapent :

  • Le remboursement arrive avant l'avoir : il reste en attente, et le résumé du cahier vous invite à créer l'avoir. Le rapprochement se fait à l'instant où vous le créez.
  • L'avoir est créé avant : il reste sans règlement jusqu'à la synchronisation suivante, au plus tard le lendemain matin, qui le rapproche à ce moment-là.

Dans les deux cas, vous n'avez pas à saisir le règlement de l'avoir : Ouvretaferme le pose lui-même au rapprochement.

Une condition tout de même : le paiement d'origine doit être dans le cahier. C'est par lui que le remboursement remonte à la vente, donc à l'avoir. Si la vente a été réglée avant la date de reprise de votre compte, le remboursement arrivera sans rattachement possible et il faudra le saisir vous-même dans le cahier.

Comprendre un écart

Il y a 3 types d'écarts possibles.

Des transactions attendent d'être rapprochées

Ce sont des mouvements de votre compte que le cahier connaît mais qu'il n'a pas encore écrits, faute de savoir à quoi les rattacher. Reprenez-les une par une avec la roue : rapprochez celles qui correspondent à une vente ou une facture, et saisissez les autres directement dans le cahier. Le détail des options est décrit plus haut.

Des ventes n'ont pas de transaction en face

Ces ventes portent un règlement par carte, mais la synchronisation n'a trouvé aucun encaissement correspondant sur votre compte. Les réponses possibles :

  • leur transaction n'est pas encore importée : actualisez le cahier ;
  • leur règlement a été enregistré à tort, par exemple une vente payée en espèces : corrigez la vente ;
  • vous avez remboursé le client et enregistré un règlement négatif : supprimez-le et créez un avoir à partir de la vente ;
  • la vente a été réalisée avant la reprise de votre compte : ignorez-la, elle ne vous sera plus signalée.

Un versement en banque n'est pas dans le cahier

Un versement se rapproche de l'opération bancaire du même montant, datée à cinq jours près, quand une seule convient. Si la banque ne l'a pas encore publiée, il attend et se rapproche à une synchronisation suivante. Les paiements ne se rapprochent pas un par un d'une opération bancaire : c'est le versement, qui les regroupe, qui arrive sur votre compte en banque.

Quand un mouvement de votre compte en banque ressemble à un versement mais que rien ne le rattache au cahier, il y a trois explications possibles :

  • la synchronisation ne l'a pas encore rapporté : actualisez-la, il se rapprochera seul ;
  • elle ne le rapportera jamais : intégrez le mouvement au cahier, il y entrera en débit pour son montant ;
  • le mouvement ne vient pas de ce compte : ignorez-le.

Quand un remboursement a été fait après le versement de la vente, SumUp le retient sur un versement suivant. La carte Synchronisation vous le signale : vérifiez les frais de ce versement sur votre relevé SumUp.

Clôturer

Avec un écart au compte Stripe

Rien ne vous empêche de clôturer un cahier qui présente un écart, mais Ouvretaferme vous prévient avant : la clôture fige cet écart. Passé elle, plus aucune opération ne peut être écrite sur la période, donc plus aucun moyen de le résorber.

Corrigez l'écart avant de clôturer chaque fois que vous le pouvez. Les trois listes ci-dessus vous disent où chercher.

Après le dernier import SumUp

Un cahier SumUp ne se clôture pas au-delà de son dernier import : les transactions qui manquent ne pourraient plus y entrer.

Si l'accès à SumUp est perdu

Le cahier de caisse l'affiche en tête, avec Reconnecter mon compte SumUp : les transactions ne sont plus importées jusqu'à ce que vous le fassiez. Vous pouvez en revanche valider et clôturer les opérations déjà dans le brouillard.

Connecter un autre compte SumUp délie le cahier : il ne reçoit plus rien jusqu'à ce que vous le reliiez de nouveau.

Ce qui ne se supprime pas

Une opération d'un cahier relié ne peut pas être supprimée, même dans le brouillard. Elle reproduit un mouvement déjà survenu sur votre compte : la retirer creuserait un écart que rien ne viendrait combler, la synchronisation ne réimportant jamais un mouvement déjà vu.