Importer une venteBientôt disponible

Les documents acceptés

• Le ticket de balance, c'est-à-dire le rapport de fin de journée (rapport Z) d'une balance poids-prix de marché. Il se dépose en photos, une à huit, dans l'ordre du ticket, ou en PDF.
• Le ticket de caisse d'une autre caisse enregistreuse, en photos ou en PDF.
• La facture émise par un autre logiciel de facturation, uniquement en PDF : une facture photographiée n'est pas acceptée, il faut le PDF que votre logiciel a produit.

Un document correspond à une vente. Un PDF qui regroupe plusieurs factures, ou un relevé de plusieurs ventes, est refusé.

Ne sont pas acceptés non plus :

• une facture d'achat, que vous avez reçue d'un fournisseur (elle relève des justificatifs de votre comptabilité) ;
• un devis, un bon de commande, une facture provisoire ou un brouillon ;
• un avoir ou une facture d'acompte ;
• un spécimen ou un exemple de facture.

Importer une vente pas à pas

Déposez le document

Sur la page des ventes, cliquez sur Importer une vente, puis déposez les photos ou le PDF. Sur un téléphone, vous pouvez prendre les photos directement. Pour un ticket long, prenez-le en plusieurs photos qui se chevauchent un peu, à plat et bien éclairées : une ligne vue sur deux photos n'est comptée qu'une fois.

Patientez pendant la lecture

La lecture prend un peu de temps. Vous pouvez quitter la page : le document vous attend au-dessus de la liste des ventes, dans le bloc Ventes à importer.

Choisissez le client

Une facture porte son client : Ouvretaferme vous propose le client qui correspond, d'après son SIREN ou son nom, et vous le confirmez ou en choisissez un autre. Si le client n'existe pas encore, vous pouvez le créer depuis cet écran. Pour un ticket de balance ou de caisse, indiquez le client qui représente votre marché.

Associez chaque ligne à un produit

Chaque ligne du document s'associe à un de vos produits. Ouvretaferme propose le produit dont le nom ressemble le plus, et vous confirmez la proposition, choisissez un autre produit, créez le produit depuis la ligne, ou importez la ligne comme article sans référence de produit.

Vos choix sont retenus : au prochain import, une ligne avec le même numéro et le même libellé est associée d'elle-même au même produit. Quand le document indique l'unité d'une ligne, le kilo par exemple, la ligne ne s'associe qu'à un produit vendu dans cette unité.

Tant qu'une ligne reste à régler, l'import n'est pas possible et l'écran indique combien de lignes il reste à associer.

Vérifiez le total et la date

La somme des lignes doit égaler le total imprimé sur le document, au centime près. Si ce n'est pas le cas, une ligne a sans doute été mal lue : corrigez-la, ou redéposez le document avec une photo plus nette. Si le total lui-même n'a pas pu être lu, redéposez le document en ajoutant la photo du bas du ticket.

La date de la vente est la date de livraison imprimée sur le document, ou à défaut la date du document. Vous pouvez la modifier.

Indiquez comment la vente a été payée

Répartissez le montant entre vos moyens de paiement. Si le document indique les paiements, par exemple les espèces et la carte, la répartition est déjà remplie : vérifiez-la, car une balance ne sait pas toujours qu'un client a payé par carte sur un autre terminal.

Une facture qui n'est pas encore réglée peut être importée à régler : vous enregistrerez son règlement plus tard, depuis la vente.

Importez

La vente est créée, livrée, avec un article par ligne du document. Elle porte le badge du document dont elle vient, et son numéro.

La TVA et les montants

Les montants du document font foi : c'est ce qui a été encaissé. Ouvretaferme reprend chaque ligne avec son montant et la TVA imprimée, sans les recalculer, même si votre client bénéficie d'une remise ou est un professionnel facturé hors taxes. Si votre structure n'est pas assujettie à la TVA, les lignes sont reprises sans TVA. Un client dont les ventes ne portent pas de TVA ne peut pas recevoir un document qui en porte, choisissez alors un autre client.

Après l'import

Une vente importée est une vente livrée

Elle suit les règles de toute vente livrée. Pour corriger ses articles ou son client, repassez-la en confirmée, puis de nouveau en livrée une fois la correction faite.

Une vente importée ne se facture pas

Elle ne peut pas être facturée dans Ouvretaferme, ni seule, ni dans une facturation groupée : une facture importée a déjà son numéro dans votre autre logiciel, et une seconde facture de la même vente serait une double facturation. Le PDF d'origine d'une facture importée reste téléchargeable depuis la vente.

Un document ne s'importe qu'une fois

Si vous déposez un document déjà importé, Ouvretaferme vous le signale et vous donne le lien vers la vente qui le porte. Si le document ressemble seulement à un document déjà importé, Ouvretaferme vous le montre, et vous pouvez l'importer en indiquant que c'est un autre document.

Un ticket client et le ticket de balance auquel il est lié

Votre balance peut imprimer un ticket pour un client, puis le compter de nouveau dans son ticket de fin de période. Si vous avez déjà importé le ticket du client, son montant est retiré de la vente créée depuis le ticket de balance, pour que la même vente ne compte pas deux fois. Si le ticket de balance est déjà importé, l'import du ticket du client sera refusé, parce que sa vente y est déjà comptée.

Abandonner un document

Tant qu'il n'est pas importé, un document déposé peut être abandonné depuis sa page, que vous ouvrez dans le bloc Ventes à importer. Rien n'est créé, et vous pouvez le redéposer plus tard.