Les justificatifsBêta

Un justificatif est la facture ou le ticket qui prouve un flux d'argent. Ouvretaferme les rassemble dans le menu Justificatifs de votre comptabilité, et vous propose l'opération que chacun justifie. Les factures de vos ventes sont déjà dans le module de vente, et une facture électronique reçue n'a pas à être déposée, puisqu'une fois rapprochée de son règlement, elle le justifie.

Les justificatifs sont ouverts à partir de l'offre Gestion. L'offre Pilotage y ajoute la lecture automatique de chaque justificatif, une corbeille d'où un justificatif supprimé se restaure, et la conservation de chaque justificatif 10 ans après son dépôt, au lieu de 2 ans.

Avec l'Accès restreint à la comptabilité, vous voyez tous les justificatifs de la structure et vous pouvez en déposer. Les rapprocher, les modifier et les ranger demandent l'Accès intégral. Un membre de l'équipe qui n'a pas accès à la comptabilité peut aussi déposer les siens.

Les justificatifs sont en bêta. Une structure de production adhérente de l'association les allume depuis l'écran Fonctionnalités de ses réglages, sous Essayer les fonctionnalités en bêta. Les éteindre ne supprime aucun justificatif, et ceux déjà déposés reviennent quand vous les rallumez.

Déposer un justificatif

Le bouton Déposer des justificatifs, en haut de la page, ouvre le panneau de dépôt. Sur un ordinateur, glissez-y vos fichiers ou choisissez-les. Sur un téléphone, Prendre une photo photographie un ticket ou une facture papier, et Choisir des fichiers reprend ceux qui sont déjà sur le téléphone.

Ouvretaferme accepte les PDF et les photos JPEG, PNG ou HEIC, jusqu'à 5 Mo par fichier. Les photos sont réduites et les PDF compressés quand c'est possible, pour rester sous cette limite. Un PDF protégé par un mot de passe est refusé, comme un fichier identique à un justificatif déjà déposé, avec un lien vers celui-ci.

Un justificatif de plusieurs pages

Sur un téléphone, une photo ouvre un justificatif en cours. Ajouter une page photographie la page suivante, et Envoyer les réunit en un seul justificatif. Un justificatif porte 15 pages au plus.

Déposer depuis une opération

Le panneau qui rapproche un justificatif d'une opération bancaire ou d'une ligne de caisse accepte aussi un dépôt. Le justificatif déposé y entre coché, en tête de la liste, et Rapprocher le rapproche de l'opération.

Déposer par e-mail

Votre structure a une adresse de dépôt. Elle se lit en ouvrant la roue en haut de la page des justificatifs, sous Copier l'adresse de dépôt par e-mail, qui la copie. Chaque pièce jointe PDF, JPEG, PNG ou HEIC d'un e-mail envoyé ou transféré à cette adresse devient un justificatif, avec les mêmes limites qu'un dépôt depuis la page. Un e-mail sans pièce jointe devient un justificatif en PDF de son texte. Vous pouvez aussi donner cette adresse à vos fournisseurs pour qu'ils y envoient leurs factures.

Un justificatif reçu par e-mail porte une enveloppe devant son nom, et sa fiche indique l'expéditeur, l'objet et la date de réception. Chaque expéditeur reçoit une réponse qui dit ce qui a été importé. Un membre qui peut déposer y lit aussi le nom de chaque fichier et pourquoi un fichier ne l'a pas été.

L'adresse est valable un an. Deux jours avant son expiration, la nouvelle adresse est celle que copie la roue, et les deux fonctionnent jusqu'à l'expiration de l'ancienne. Un e-mail envoyé à une adresse expirée n'est pas importé, et la réponse donne au membre qui l'a envoyé l'adresse à utiliser. Une adresse reçoit 50 e-mails par jour au plus.

Les dépôts de l'équipe

Un membre de la structure qui n'a pas accès à la comptabilité peut déposer ses tickets et ses factures, depuis Mes justificatifs dans le Bureau, ou en les envoyant à l'adresse de dépôt depuis l'adresse e-mail de son compte. Il n'y voit que les justificatifs qu'il a déposés, chacun avec son état, Nouveau, Rapproché ou Rangé, sans ce à quoi il est rapproché. Il peut supprimer un dépôt tant qu'il n'est ni rapproché ni rangé. Quand votre structure a une adresse de dépôt, Copier l'adresse de dépôt, à côté de Déposer des justificatifs, la copie sans l'afficher.

Ce droit se règle pour chaque rôle de l'équipe, par la case Dépôt de pièces justificatives. Elle est cochée pour tous les rôles, sauf pour l'Observateur. Un administrateur, et un membre qui a accès à la comptabilité, déposent dans tous les cas.

Un achat payé par un associé

Un associé peut être relié à son tiers, par le champ Membre de la structure de la fiche du tiers, quand ce tiers a un seul compte courant d'associé. Le dépôt lui demande alors Qui a payé ce justificatif ?, avec deux réponses, Avec un moyen de paiement de la structure ou Moi, avec mon argent, et sa réponse vaut pour chaque fichier déposé. Un dépôt dans l'un des quatre dossiers fixes ne la demande pas.

Dans la comptabilité, la fiche du justificatif montre la réponse sous Payé par, avec le nom de l'associé, et permet de la changer tant que le justificatif n'est ni rapproché ni dans la corbeille.

La lecture du justificatif

Avec l'offre Pilotage, Ouvretaferme lit le justificatif après le dépôt : son type (facture, avoir, ticket ou autre document), le fournisseur, le numéro, la date, l'échéance, le montant TTC et la TVA de chaque taux. Une facture Factur-X est lue depuis les données qu'elle contient. Pendant la lecture, la liste affiche Lecture en cours, puis À rapprocher. Un document que la lecture ne parvient pas à déchiffrer est marqué Illisible, et se complète à la main.

Ce qui est lu s'écrit, et ce qui ne l'est pas reste vide. Rien n'est deviné. Un ticket sans date imprimée reste sans date, et un document sans TVA imprimée reste sans taux.

Avec l'offre Gestion, la fiche du justificatif indique Non lu, et ses valeurs se saisissent à la main. L'offre en vigueur quand vous déposez un fichier, ou quand vous lui ajoutez une page, décide de la lecture. Un justificatif déjà lu reste lu si l'offre change.

La lecture propose, elle ne décide rien. Chaque valeur se corrige depuis la fiche du justificatif, par Modifier dans sa roue, et une valeur corrigée à la main n'est plus jamais remplacée par la lecture.

Un devis, un bon de livraison ou un courrier est lu comme un Autre document. Il reste dans les Nouveaux, avec ce type à la place de À rapprocher, et ne reçoit aucune proposition. Il se rapproche à la main, et son type se corrige depuis sa fiche.

Le nom d'un justificatif se change par Renommer, dans sa roue. Dans la liste, sur un ordinateur, un crayon paraît aussi au survol de son nom. Un nom vidé reprend celui que la lecture a composé, ou celui du fichier.

Le fournisseur est reconnu parmi vos tiers par son SIREN, son numéro de TVA ou son nom. S'il n'y est pas, la fiche propose Créer le tiers.

Les doublons

Deux justificatifs du même fournisseur, avec le même numéro de facture, ou à défaut la même date et le même montant, sont signalés comme Doublon probable. Un justificatif qui reprend une facture électronique déjà reçue est signalé comme Déjà reçue en facture électronique.

La fiche du justificatif propose alors de supprimer celui qui est en trop, ou de Garder les deux. Deux documents gardés ensemble ne sont plus signalés.

Rapprocher un justificatif de son opération

La page des justificatifs les répartit en onglets, en haut de l'écran. Nouveaux réunit ceux qui ne sont encore rapprochés de rien, Rapprochés, qui paraît au premier rapprochement, ceux qui justifient une opération, Dossiers les documents que vous avez rangés dans un dossier, et Corbeille ceux que vous avez supprimés, quand il y en a.

Les propositions

Une fois le justificatif lu, Ouvretaferme cherche l'opération qu'il justifie parmi vos opérations bancaires, vos lignes de cahier de caisse et vos écritures saisies à la main. Il retient celles du même montant, dans le bon sens, et proches de la date. Pour une facture ou un avoir, l'opération est datée de 7 jours avant à 30 jours après la date du document. Quand l'échéance est plus tardive, elle peut aller jusqu'à 7 jours après l'échéance. Pour un ticket, payé en caisse, elle est datée de 7 jours avant à 10 jours après. Le badge À rapprocher de la liste porte une flamme quand la page des rapprochements montre sa proposition. Sous l'onglet Nouveaux, le bouton N justificatifs à rapprocher l'ouvre.

L'onglet Rapprochements de la fiche les montre toutes, sous Rapprochements suggérés. Pas celui-ci écarte une proposition, qui ne vous sera plus faite.

Cochez plusieurs justificatifs, et la barre de sélection propose Rapprocher avec le nombre de ceux qui n'ont qu'une proposition, pour rapprocher chacun de la sienne.

Rapprocher à la main

Depuis la fiche du justificatif, le bloc Rapprocher de l'onglet Rapprochements montre les opérations bancaires, les opérations de caisse et les écritures comptables qui lui ressemblent. Chacune est notée sur son montant, sa date, son tiers et sa référence, et la mieux notée vient en tête. Une date proche ne suffit pas à y faire entrer une opération. La recherche par libellé, montant ou date trouve toutes les autres. Le bloc est ouvert tant que rien n'est rapproché. Ensuite, Ajouter un rapprochement, dans la roue de la fiche, le rouvre. Depuis une opération bancaire ou une ligne de caisse, sa roue propose Rapprocher un justificatif.

Rapprochez le justificatif de l'opération bancaire ou de la ligne de caisse qu'il justifie, que ses écritures soient déjà passées ou non. Une écriture créée depuis une opération bancaire se justifie par cette opération.

Une opération peut porter plusieurs justificatifs, et un justificatif peut n'en couvrir qu'une partie. La fiche affiche alors le montant qu'il couvre sur le total, et le reste de l'opération peut encore recevoir un justificatif.

Annuler le rapprochement retire un rapprochement sans supprimer le fichier. Le rapprochement d'un exercice clos ne s'annule plus.

Dans l'import du mois

L'import du mois propose dans sa source Opérations bancaires les opérations dont le libellé a déjà été attribué au moins 3 fois, et chaque fois au même compte. Le compte vient toujours de cet historique. Quand l'opération a un justificatif rapproché, l'écriture prend aussi son tiers, et sa base et sa TVA si votre structure est redevable de la TVA. Si votre structure n'est pas redevable de la TVA, tout le montant TTC va au compte.

L'opération n'est alors proposée que si son justificatif est le seul qui lui est rapproché et n'en justifie aucune autre, qu'il est lu, que c'est une facture, un avoir ou un ticket dans le sens de l'opération, en euros, et du même montant TTC qu'elle. Son tiers doit être reconnu, et être celui de l'opération quand elle en a un. Une TVA lue doit l'être sur un seul taux, avec une base et une TVA qui correspondent à ce taux et refont le montant TTC. Si votre structure est redevable de la TVA, cette TVA doit être lue, et son taux doit être l'un de ceux que l'historique du libellé connaît. Quand une de ces conditions manque, l'écran d'import compte l'opération parmi celles qui n'ont pas pu être proposées, et elle s'enregistre depuis la banque.

En comptabilité d'engagement, une opération rapprochée d'une facture ou d'un avoir n'est pas proposée tant qu'aucune facture fournisseur ouverte ne l'attend, pour que la charge ne soit pas comptée deux fois.

Un achat payé sans passer par la banque

Un achat réglé avec la carte ou l'argent d'une personne, et non par le compte bancaire de la structure, n'a pas d'opération à justifier. Le bouton Créer les écritures comptables de la fiche ouvre la saisie, remplie depuis le justificatif, et le justificatif est rapproché des écritures créées.

Payé par indique qui a réglé : L'exploitant, Un associé ou Un salarié. Pour un associé, choisissez le tiers dont le compte courant reçoit la dépense ; ce compte est créé avec l'écriture s'il n'existe pas encore. Pour un avoir, le champ devient Remboursé à.

En comptabilité d'engagement, Pas encore payé enregistre la dette envers le fournisseur, que son règlement viendra solder, comme le décrit La comptabilité d'engagement. Pour un avoir, ce choix devient Pas encore remboursé.

Une dépense sans justificatif

La roue d'une opération bancaire ou d'une ligne de caisse qui n'a pas de justificatif propose deux marques.

• Marquer sans justificatif requis pour une opération qui n'en appelle pas.
• Marquer le justificatif manquant pour une dépense dont le justificatif vous manque, avec son motif : Perdu, Pas reçu ou Autre, accompagné d'une raison.

L'opération porte ensuite un badge, comme Justificatif perdu ou Justificatif pas reçu, et sa roue propose Changer le motif ou Retirer la marque. Une écriture saisie à la main se marque depuis le livre-journal, par Marquer le justificatif manquant.

Sans justificatif, la TVA de la dépense ne se déduit pas. Quand vous enregistrez la dépense, Ouvretaferme propose de la passer comme Pas une charge de la structure, au compte de l'exploitant ou d'un associé, ou comme Une charge sans TVA déduite.

La recherche des opérations bancaires filtre les Opérations à justifier et les Opérations justifiées.

À la clôture

La clôture demande que chaque écriture ait une pièce comptable ou un justificatif. Une écriture compte comme justifiée quand elle a un justificatif rapproché, une facture électronique reçue rapprochée, ou la marque Sans justificatif requis, ou encore quand son justificatif est marqué Perdu. Les motifs Pas reçu et Autre ne la justifient pas, et l'exercice ne se clôture pas tant que le justificatif n'est pas rapproché ou la pièce comptable renseignée.

Les dossiers

Certains documents ne justifient pas une opération en particulier, mais toute une suite : un contrat d'assurance, un contrat d'emprunt, des bulletins de paie. L'onglet Dossiers propose pour eux quatre dossiers fixes.

• Assurance, pour les contrats et attestations d'assurance ;
• Paie, pour les bulletins de paie et les déclarations sociales ;
• Emprunts, pour les contrats d'emprunt et leurs garanties ;
• Locations et crédit-bail, pour les contrats de location et de crédit-bail.

Un document déposé dans l'un de ces quatre dossiers n'est pas lu et n'entre pas dans les Nouveaux.

Vous pouvez aussi créer vos propres dossiers, par le bouton Nouveau dossier au bout des onglets quand Dossiers est ouvert, ou par la roue en haut de la page. Un justificatif déposé dans l'un d'eux est lu comme les autres. Tant qu'il n'est rapproché de rien, il reste aussi dans les Nouveaux, avec ses propositions, et compte à la clôture. Un dossier se renomme ou se supprime depuis sa roue, ou depuis son titre quand il est ouvert. Le supprimer ne supprime aucun justificatif : ceux qu'il contenait sortent du dossier.

Chaque dossier a sa zone de dépôt. Un justificatif déjà déposé se range, ou sort de son dossier par Aucun, depuis la colonne Dossier de la liste. Depuis sa fiche, la roue propose aussi Ranger dans un dossier et Sortir du dossier.

Dans l'onglet Dossiers, la carte Achats réunit vos justificatifs d'achat et les factures électroniques reçues. Ce n'est pas un dossier et rien ne s'y range, mais un justificatif déposé depuis elle est lu comme les autres, et compté comme un achat.

Si votre structure a des immobilisations, un dossier Immobilisations s'ajoute. Il réunit les justificatifs rapprochés d'une immobilisation, et rien ne s'y dépose directement.

Supprimer un justificatif

Vous pouvez supprimer un justificatif depuis son menu. Si le justificatif est déjà rapproché, il faut annuler le rapprochement d'abord. Si une écriture comptable a déjà été créée, il est impossible de le supprimer.

Avec l'offre Pilotage, il passe d'abord par la Corbeille, où il reste 30 jours avant d'être supprimé définitivement. D'ici là, Restaurer le remet à sa place. Avec l'offre Gestion, la suppression est immédiate.

La conservation de vos justificatifs

La durée de conservation d'un justificatif se compte depuis son dépôt. Avec l'offre Gestion, il est conservé 2 ans. Avec l'offre Pilotage, il l'est 10 ans, et le passage à l'offre Pilotage porte à 10 ans la conservation des justificatifs déjà déposés. Si vous revenez ensuite à l'offre Gestion, ces justificatifs gardent leurs 10 ans, et seuls les nouveaux sont conservés 2 ans.

Le fichier est effacé 3 mois après la fin de sa conservation. Gardez-en une copie de votre côté, par exemple avec l'archive de l'exercice. Une fois le fichier effacé, le justificatif garde sa ligne, avec ce qu'il justifie.

Restent conservés tant qu'ils y sont attachés, quelle que soit l'offre :

• les documents rangés dans l'un des quatre dossiers fixes ;
• les justificatifs d'une immobilisation encore à l'actif, dont la durée de conservation repart de la sortie du bien ;
• le procès-verbal de l'affectation du résultat.

Retirer un document de son dossier fixe, ou annuler le rapprochement du procès-verbal, peut le rendre effaçable. Ouvretaferme vous en avertit avant.

L'archive d'un exercice

La roue en haut de la page propose de Télécharger une archive. Elle contient les justificatifs de l'exercice, rangés par mois ou dans leur dossier, et un tableur qui les décrit. Si vous avez plusieurs exercices, choisissez lequel.